交渉メールのやり取りで時間がとられて仕方がないとき。

こんばんは。

どこの薬局に行っても
マスクが売っていません。

薬局の入り口のところに
「マスクはありません」
といった張り紙がしてあるところが多いです。

もう、店員さんも尋ねられるのも
面倒なんでしょうね。

でもこの張り紙を貼るだけで
「マスクないですか？」
「すみません、マスクは今ちょっと在庫が切れておりまして」
のやり取りが効率化されていると思います。

聞かれることを先に言っておく
パターンですね。

ふと思ったのですが、
みんなそれでもマスクをしていますが、
どうしてそんなにマスクを持っているんですかね。

今までのストックがそんなにあるんですかね。

私も少しだけストックがあったのですが、
たぶんもうすぐ底をつくとおもいます。

ちなみに、スウェーデン在住の
ヨーロッパのパートナーさんに
聞いてみたらそちらでもマスクは品切れとのことです。

世界中でマスク不足状態なんですね。

くれぐれもお互いに体調管理には注意しましょうね。

さてさて、
いただいたご質問にお答えしていきます。

「欧米メーカーや、ショップと卸交渉をしています。
商品は見つかるのですが、メールのやり取りで
時間がとられてなかなか先に進みません。
このような場合はどうすればよいでしょうか？」

とのご質問です。

具体的でよいご質問ですねー

たしかに、商品が見つかるようになると
それに比例してどんどん送るメールの量も多くなります。

そうすると、当然ですが返ってくるメールの量も多くなるので
どんどんメールのやり取りの作業が多くなってきますよね。

これに時間を取られてしまうと
なかなか作業が進みません。

このような場合は、
ケースごとに分けてテンプレートを作っておくとよいです。

たとえば、
最初のコンタクトするときのメールを
３パターン。

次に、返事があったときに
値下げ交渉するときのパターン。

日本に送れないと言われたときのパターン。

PayPalでは取引できないと言われたパターン。

そして、やり取りが始まって
取引ができたら、

請求を送ってもらうパターン。

こういったよくあるケースの
パターンをテンプレートに作っておきます。

そして、Gmailの定型文のところに保存しておきます。

そうすると、ある程度型に
はまったやりとりは
このパターンで対応できます。

こうするだけでも
だいぶ時間が効率化できます。

そして、テンプレートを使いながら
ちょっと相手に合わせてアレンジを効かせていけば
さらに効果的です。

私はこのようなやり方をしています。

いかがでしょうか。

というわけで、
交渉メールのやり取りで時間がとられて仕方がないとき
についてでした。
参考になれば幸いです。

ブログに来てくださいまして、ありがとうございます。
よく聞かれることが最初に言っておけば、効率化になります。