ちょっとした時間の効率化について（情報整理）

こんばんは。

たまに読者の方に
言われてビックリすることがあるんですが

ラッコさんは女性かと思ってました

といったことです。

これはかなりビックリですね。

絵心ないがないのは
自分でも自覚していますが
ブログの似顔絵って
男性に見えませんかね。

実物が笑ったとき
この似顔絵よりも
さらに目が細くなります。
線ですね。

あと、たまにこれも
お問い合わせいただいたときに
言われるですが、

ラッコさんってほんとに
実在するんですね！

ということです。

は、はい。
実在しております。

やっぱりインターネットで
ブログを書いているので
本当にいるかどうか分からない
というのもあるんでしょうね。

こんな変なブログですが、
昔からずっと実在しており
昔からずっと続けております。

名前をツチノコに変えた方が良いでしょうか。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

さてさて、
良くコンサルティングを
していて言われることがあるんですが、
「なんでもすぐに、情報が出てきますよね」
といったことです。

これはどういったことかと
ご説明しますと
話の流れでご質問をいただいたときに
その答えに対する情報を私が自分のパソコンから
すぐに取り出せるということなんですよね。

例えば、

・転送会社に関すること
・輸入の決済に関すること
・メーカーへの問い合わせに対する返信
・税理士に関すること
・パートナーさんに関すること

こういった質問があったときは、
自分で情報をまとめたものを
パソコンの中に
保存しているんですよね。

こういった情報をまとめたものが
パソコンの中に何十個もあります。

なので、ご質問に応じて
なるべくすぐに回答が
できるようにしているんですよね。

種明かしすると
大した話ではないのですが、
お問い合わせ用にすぐに対応できるように
普段から情報を収集して整理しているだけです。

ここで、一つお話ししたいことをは
情報をふだんから整理しておく
ということなんですよ。

情報をまとめていても、
例えば
「あれってどこかにメモしたけど、
どこにあるかな？」
という感じだとすぐに使えないですよね。

そうなると、
「まあいいか」
というふうになって
せっかくの情報が
宝の持ち腐れになってしまいます。

だから、できるだけ
パソコンの中の情報は
フォルダ分けするなどして、
自分で分かるように
整理しておくことが大事です。

おそらく私の場合、
例えば
「ファイルを開きたい」と思えば
ほとんど１秒から３秒以内には
開けていると思います。

机の中の文房具のように
決まった場所に片付けておいて、
いつでも思ったときに使える
ということですね。

あと、フォルダ訳については
ご自分の仕事内容に分けて
分けていくとわかりやすいです。

たとえば、
私の場合大きくは
「輸入関係」のフォルダと
「情報関係」のフォルダに分けています。

そして、「輸入関係」のフォルダを
「仕入先関係」「パートナーさん関係」
といったようにさらに分けていきます。

一つのフォルダの下の階層に
あまりフォルダが多すぎると
見づらいのでできれば１０個以内にすると
使いやすいです。

というわけで
地味なお話でしたが、
こういったことも毎日毎時間毎分が
積み重なると大きな違いに
なります。

ご自分の普段の作業を振り返って

「そういえば情報を見つけるのに
時間がかかっているかも」

という方は参考になれば幸いです。

ブログに来てくださいまして、ありがとうございます。
ペンや電卓を探す時間も、仕事時間のちいさな一部です。